Phường Hưng Đạo

 Khi nào được đăng ký lại khai sinh?

Theo quy định hiện hành, việc đăng ký lại khai sinh (hay còn gọi là cấp lại giấy khai sinh bản gốc) chỉ được thực hiện trong những trường hợp nhất định:

• Người đã được đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016, nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất. 
• Người yêu cầu đăng ký lại phải còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ. 
• Nếu chỉ bị mất giấy khai sinh, nhưng Sổ hộ tịch vẫn được lưu giữ, người dân nên xin trích lục khai sinh thay vì đăng ký lại.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan gồm:

Hồ sơ bắt buộc:

1. Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu quy định, trong đó có phần cam đoan là đã đăng ký khai sinh trước đó nhưng không còn giữ được bản chính. 
2. Bản sao giấy tờ, hồ sơ, tài liệu có nội dung liên quan đến nội dung khai sinh (nếu có). 
   • Ví dụ: giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hộ chiếu. 
   • Bằng tốt nghiệp, học bạ, chứng chỉ, hồ sơ học tập... nếu có thông tin về ngày sinh, tên, địa chỉ, nhân thân… 
3. Văn bản xác nhận của cơ quan, đơn vị quản lý (nếu người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người trong lực lượng vũ trang) về các thông tin khai sinh (họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, quan hệ cha mẹ, dân tộc, quốc tịch). 
4. Văn bản ủy quyền nếu người yêu cầu ủy quyền cho người khác thực hiện đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là người trong quan hệ gia đình (cha, mẹ, con, ông bà, vợ/chồng, anh/chị/em) thì không bắt buộc chứng thực văn bản ủy quyền. 
5. Giấy tờ xuất trình: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực để xác minh nhân thân. 
6. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú, nếu cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác thông tin cư trú theo phương thức quy định (trong giai đoạn chuyển tiếp). 

Những điều cần đặc biệt lưu ý

1. Kiểm tra kỹ thông tin trong tờ khai — khi nhận bản khai sinh điện tử, người yêu cầu có quyền kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi công chức ghi vào sổ hộ tịch. 
2. Xác minh lưu giữ sổ hộ tịch gốc 
3. Trường hợp có bản sao giấy khai sinh hợp lệ — nội dung đăng ký lại nên căn cứ theo bản sao đó nếu thông tin phù hợp. 
4. Trường hợp không có tài liệu nào hỗ trợ — nếu không còn bản sao, nhưng các giấy tờ cá nhân có thông tin thống nhất về nội dung khai sinh, cơ quan có thể đăng ký lại theo nội dung đó. 
5. Một số trường hợp quốc tế (Việt kiều, người khai sinh ở nước ngoài): Nếu khai sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, việc cấp lại phải qua cơ quan đại diện đó nếu Sổ hộ tịch gốc và giấy khai sinh gốc bị mất. Thủ tục vẫn tuân theo quy định trong Nghị định 123/2015/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan. 
6. Không “bịa” thông tin — thông tin đăng ký lại khai sinh phải trung thực; nếu phát hiện sai lệch nghiêm trọng hoặc giả mạo, người làm hồ sơ có thể chịu trách nhiệm pháp lý.
7. Thay đổi hành chính địa phương — nếu địa danh hành chính (xã, huyện) nơi khai sinh đã thay đổi tên, sáp nhập hay chia tách, khi viết trên giấy khai sinh mới cần ghi theo tên hành chính hiện hành và có ghi chú thay đổi nếu cần. 
8. So sánh với thủ tục “cải chính khai sinh”: nếu chỉ sai sót thông tin (ví dụ do lỗi khi khai sinh), không phải mất giấy khai sinh, thì nên làm thủ tục cải chính khai sinh chứ không đăng ký lại